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综合类档案常见问题及解答01

时间:[2017-11-30]  来源:

1、部门向档案馆归档材料移交的时候,为什么要去除订书钉、回形针等装订材料?

答:(1)用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

2、可以用铅笔或圆珠笔书写归档材料内容吗?

答:不可以,归档文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

3、我校各部门每年何时向档案馆归档?

答:(1)财务档案:在会计年度终了后,可由计财处保管两年,期满后向档案馆移交;

2)基建档案:应在项目完成后两个月内归档;

3)文书的档案:应在次年的三月底前将上一年度的材料归档;

4)人事档案:形成干部档案材料的部门,在形成正式材料一个月内归档;

5)学生档案:新生档案应在入学年度的11月底前归档;毕业生档案应在毕业年度的5月底前由各学院到档案馆取档;

6)教学档案:新生录取名册应由招生就业处在入学年度的10月底前归档;毕业生名册应由教务处在毕业年度的10月底前归档;教学文件应由教务处在毕业年度的次年的3月底前归档;毕业生成绩单和毕业生学位申请表应由各学院在毕业年度的10月底前归档。

4、毕业证丢了,我应该怎么补办?

答:本人或代理人持身份证(原件),到档案馆申请复印“学生录取名册”、“毕业生名册”和“毕业生成绩单”并持档案馆证明,去教务处按要求补办毕业证明书。

5、档案是永久性保存吗?

答:各种档案的保管期限,根据其特点和我校具体情况,分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)三类,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

1)文书、基建档案的保管期限定为永久、长期和短期三种;(2)人事和学生档案的保管期限定为永久,学生档案随毕业转出;(3)教学档案的保管期限为永久、长期两种;(4)档案馆只接收保管期限为十五年以上的档案。

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